Ảnh: Cán bộ Phòng Lưu trữ, Văn phòng Tỉnh ủy phục vụ khai thác tài liệu

Theo Quy định 270-QĐ/TW, ngày 6/12/2012 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Phòng lưu trữ tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương đặt trong văn phòng tỉnh ủy, có chức năng giúp chánh văn phòng tỉnh ủy tham mưu cho tỉnh ủy chỉ đạo công tác văn thư và lưu trữ; trực tiếp quản lý Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh; chỉ đạo, hướng dẫn khoa học nghiệp vụ công tác văn thư và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã, phường, thị trấn; thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ cơ quan của tỉnh ủy và văn phòng tỉnh ủy.

Lưu trữ lịch sử của Đảng được tổ chức ở Trung ương và ở các tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Thực hiện nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và các nguồn tài liệu khác.

1. Thu thập tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử của Tỉnh ủy

Lưu trữ Lịch sử của Tỉnh ủy Hải Dương đã thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định như trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử: Quyết định số 05-QĐ/TU, ngày 04/12/2015 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử của Tỉnh ủy, Quyết định số 309-QĐ/TU, ngày 17/02/2017 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về ban hành Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử Đảng ở cấp tỉnh.

Ảnh: Huyện ủy Thanh Hà giao nộp tài liệu về Kho Lưu trữ Tỉnh ủy

Theo quy định, Lưu trữ Lịch sử của Tỉnh ủy chịu trách nhiệm thu thập, quản lý tài liệu của các cơ quan tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện gồm: các cơ quan lãnh đạo Đảng ở cấp tỉnh, huyện (đại hội, ban chấp hành), các cơ quan tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy, huyện ủy, các đơn vị sự nghiệp, các đảng ủy trực thuộc, các đảng đoàn, ban cán sự đảng, các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh, huyện.  

Lưu trữ Lịch sử của Tỉnh ủy hiện thu thập hai khối tài liệu chính, phân hai kho: Kho tài liệu của Tỉnh ủy và các cơ quan cấp tỉnh, gồm 25 phông, với 21.858 hồ sơ/đơn vị bảo quản. Kho đặt tại tầng 5 với diện tích khoảng 100m vuông, lưu trữ tài liệu thu thập của Tỉnh ủy, Văn phòng Tỉnh ủy, các ban xây dựng Đảng tỉnh và các các quan, tổ chức đảng cấp tỉnh, các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh trong suốt mấy chục năm qua. Kho tài liệu của các cơ quan cấp huyện đặt tại tầng 3, diện tích hơn 100 m vuông, gồm 40 phông, với 66.676 hồ sơ/đơn vị bảo quản. Kho được hình thành từ sau khi triển khai Kế hoạch 02 của Tỉnh ủy.

Thực hiện các văn bản chỉ đạo của Văn phòng Trung ương Đảng, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương, Phòng Lưu trữ đã tham mưu cho Tỉnh ủy ban hành Kế hoạch số 02-KH/TU, ngày 10/12/2015 về thu thập tài liệu lưu trữ cơ quan huyện ủy, thành ủy, thị ủy vào lưu trữ lịch sử của Tỉnh ủy. Thực hiện Kế hoạch 02, các huyện, thành uỷ, thị uỷ đã đầu tư kinh phí, phương tiện, nhân lực để chỉnh lý khối tài liệu trong kho, và thu thập bổ sung thêm tài liệu còn thiếu trong quá trình triển khai Kế hoạch. Theo số liệu thống kê đến năm 2020, cấp huyện đã chỉnh lý tổng số khoảng 100.000 hồ sơ/ đơn vị bảo quản, quy ra hơn 630 mét giá tài liệu (nộp về tỉnh 66.676 hồ sơ/ĐVBQ). Trong đó, khoảng 30% khối lượng được hoàn thành từ sau khi có Kế hoạch 02. Thành phần tài liệu nộp lưu gồm toàn bộ các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của đảng bộ huyện, thành phố, thị xã: tài liệu đại hội, tài liệu của cấp uỷ ban hành, tài liệu các nơi gửi đến, tài liệu của các ban xây dựng đảng, các tổ chức chính trị - xã hội huyện. Tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị và hoàn thiện công cụ tra cứu nên khi chuyển về Kho lưu trữ lịch sử đã được đưa vào phục vụ khai thác hiệu quả.

Về cơ bản, công tác thu thập tài liệu ở cấp tỉnh và huyện được thực hiện đúng quy định của Trung ương Đảng, giúp cho yêu cầu tập trung thống nhất quản lý tài liệu, tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Đảng theo Luật Lưu trữ, Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 6/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về Phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam; giúp cho công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử đi vào nề nếp; tạo nền tảng thuận lợi cho công tác số hoá tài liệu giấy sau này.

 2. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

 Theo quy định của pháp luật, tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phải được tập trung thống nhất, quản lý chặt chẽ, chỉnh lý hoàn chỉnh, hệ thống hóa khoa học và được tổ chức khai thác, phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn.

Tài liệu lưu trữ của Đảng bộ tỉnh Hải Dương là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của đảng ủy cấp tỉnh, các ban tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy, Mặt trận Tổ quốc cấp tỉnh, hội liên phụ nữ tỉnh, hội nông dân tỉnh, hội cựu chiến binh tỉnh, đoàn thanh niên tỉnh qua các thời kỳ lịch sử. Các tài liệu trên được quản lý trong Kho lưu trữ lịch sử của Tỉnh ủy với một khối lượng rất lớn, trải dài qua các thời kỳ lịch sử.

 Trong đó, tài liệu Đại hội Đảng bộ tỉnh Hải Dương qua các thời kỳ là nhóm tài liệu đặc biệt quan trọng, thuộc ba phông: phông 01- Tỉnh ủy Hải Dương (1948-1967), phông 02 - Tỉnh ủy Hải Hưng (1968 - 1996), phông 03 - Tỉnh ủy Hải Dương (1997 - …), với 142 đơn vị bảo quản, (chủ yếu là tài liệu có giá trị vĩnh viễn), 13.929 trang tài liệu giấy, ngoài ra còn tài liệu ghi âm ghi hình, ảnh đại hội. Bên cạnh đó, tài liệu đại hội đảng bộ cấp huyện nằm rải rác trong các phông lưu trữ của cấp ủy huyện, với khối lượng hàng ngàn trang.     

Ảnh: Khử trùng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Tỉnh ủy

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính, trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Chính vì vậy, tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu lịch sử Đảng, lịch sử của địa phương và của từng ngành, từng cơ quan. Hàng vạn trang tài liệu qua các thời kỳ là nguồn sử liệu quan trọng trong việc biên soạn các cuốn sách lịch sử Đảng bộ tỉnh, lịch sử tỉnh Hải Dương: Lịch sử Đảng bộ tỉnh Hải Dương, tập I (1930-1975), 2008, tập II (1975-2005), NXB Chính trị quốc gia, 2010; Những sự kiện lịch sử Đảng bộ tỉnh Hải Dương , tập I (1928 - 1954); Những sự kiện lịch sử tỉnh Hài Dương giai đoạn 1930 - 2009, NXB Chính trị Quốc gia, 2010; Các kỳ đại hội Đảng bộ tỉnh Hải Dương (1940 - 2000), NXB Chính trị Quốc gia, 2005; Địa chí Hải Dương, NXB Chính trị Quốc gia, 2008, lịch sử đảng bộ các huyện, thành phố, thị xã…

Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ trong kho lịch sử của Tỉnh ủy còn phục vụ đắc lực cho việc tổng kết, đánh giá việc thực hiện chủ trương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội… ngắn và dài hạn của Đảng bộ tỉnh; phục vụ thiết yếu cho công tác nghiên cứu và giải quyết công việc của cán bộ, công chức của Văn phòng và các ban tham mưu giúp việc Tỉnh ủy. Ngoài ra, còn phục vụ nhu cầu khai thác rộng rãi của cán bộ và nhân dân theo quy định của pháp luật.

Hàng năm, Kho Lưu trữ lịch sử phục vụ hàng trăm lượt người khai thác, với hàng ngàn trang tài liệu. Năm 2020 nhu cầu khai thác tăng do phục vụ công tác chuẩn bị Đại hội Đảng bộ tỉnh và đại hội đảng bộ các cấp, bên cạnh các nhu cầu thường xuyên như phục vụ các đồng chí Thường trực Tỉnh ủy, lãnh đạo Văn phòng; phục vụ hội nghị; phục vụ các đoàn kiểm tra của Tỉnh ủy, các ban, Văn phòng; nhu cầu công việc hàng ngày của cán bộ, chuyên viên…

Khối tài liệu thu của các huyện về đưa vào sử dụng ngay, ngoài các nhu cầu thường xuyên, nhóm tài liệu hồ sơ đảng viên từ trần, rút, xóa tên được khai thác nhiều nhất. Năm 2019, hàng trăm trang tài liệu được đưa vào khai thác. Việc phục vụ khai thác được tuân thủ theo quy định của pháp luật và của Trung ương Đảng; nội quy, quy chế ra vào của cơ quan Văn phòng Tỉnh ủy. Các đồng chí đảng viên, nhân dân đến khai thác phải có giấy giới thiệu, hoặc có ý kiến phê duyệt của đồng chí Chánh Văn phòng Tỉnh ủy.