Đại hội đại biểu hoặc đại hội đảng viên là cơ quan lãnh đạo Đảng ở mỗi cấp. Đại hội diễn ra trong thời gian ngắn (2 đến 4 ngày), quá trình chuẩn bị diễn ra trước khi đại hội khai mạc và do nhiều cơ quan tham gia thực hiện, các tiểu ban chuẩn bị và phục vụ đại hội do cấp ủy thành lập, đại hội có tổ chức bên trong nhưng chỉ được lập sau khi khai mạc, do đại hội bầu cử và kết thúc hoạt động khi đại hội bế mạc, đại hội không có trụ sở riêng, không có biên chế riêng, không có tài khoản riêng, không có con dấu riêng và đặc biệt không có tổ chức văn thư riêng... Chính vì vậy, hoạt động văn thư, lưu trữ phục vụ đại hội đảng có nhiều khó khăn và phức tạp so với công tác văn thư, lưu trữ phục vụ cấp ủy hằng ngày. 

Đối với công tác văn thư phục vụ đại hội: Trong đó, với các tiểu ban chuẩn bị và phục vụ đại hội. Căn cứ tình hình cụ thể về tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của các tiểu ban, tình hình ban hành và quản lý văn bản, việc phân công nhiệm vụ của các thành viên tiểu ban, quy định về ký văn bản và sử dụng con dấu của tiểu ban...để lựa chọn tổ chức làm nhiệm vụ văn thư của tiểu ban (thường là bộ phận văn thư của cơ quan thường trực tiểu ban). Đối với đại hội: Văn thư của văn phòng cấp ủy làm nhiệm vụ văn thư của đại hội (từ khi khai mạc đến khi bế mạc đại hội). Vậy nội dung chủ yếu trong công tác văn thư phục vụ đại hội là gì?

Về soạn thảo và ban hành văn bản: Văn bản của đại hội, các tiểu ban, cơ quan tham gia chuẩn bị và phục vụ đại hội ban hành phải đảm bảo thực hiện theo đúng quy định về soạn thảo và ban hành văn bản: Quy định số 66-QĐ/TW, ngày 06/02/2017 của Ban Bí thư Trung ương, Hướng dẫn số 36-HD/VPTW, ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể loaị, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng, Quyết định số 1130-QĐ/TU, ngày 18/4/2014 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng tỉnh Hải Dương. Về quản lý văn bản.  Mọi văn bản gửi đến đại hội, các tiểu ban, cơ quan chuẩn bị và phục vụ đại hội phải được quản lý tập trung và thực hiện đầy đủ quy trình đăng ký, quản lý văn bản đến. Trong thời gian diễn ra đại hội, các văn bản gửi đến đại hội, đoàn thư ký hoặc gửi đến các đoàn đại biểu, đại biểu phải được quản lý chặt chẽ, nhanh chóng làm thủ tục đăng ký, phân phối và chuyển giao kịp thời đến đúng đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Khi cần xin ý kiến, cán bộ văn thư cần báo cáo và xin ý kiến người phụ trách công tác văn phòng để có quyết định xử lý văn bản kịp thời. Cán bộ văn thư cần mở sổ chuyển văn bản và yêu cầu người nhận ký nhận đầy đủ, tránh để thất lạc hoặc mất mát tài liệu. Đối với văn bản đi. Việc đăng ký văn bản đi của đại hội, các tiểu ban, cơ quan tham gia chuẩn bị và phục vụ đại hội gồm các khâu nghiệp vụ quản lý văn bản đến. Trong đó, lưu ý: Số văn bản của đại hội được đánh liên tục từ số 01 chung cho tất cả các tên loại văn bản đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ban hành kể từ ngày khai mạc đại hội (tính từ phiên trù bị) đến ngày kết thúc đại hội. Tất cả tài liệu, văn kiện và sổ sách, giấy tờ ghi chép của đại hội phải được sắp xếp ngăn nắp, bảo đảm an toàn, bí mật thông tin, tài liệu. Khi phát hành văn bản cần lưu lại 02 bản (01 bản gốc lưu ở tập lưu văn bản đi và 01 bản lưu ở hồ sơ công việc). Về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.  Căn cứ danh mục hồ sơ đại hội (Hướng dẫn 12-HD/TU, ngày 06/3/2020 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy), các tiểu ban, cơ quan tham gia chuẩn bị và phục vụ đại hội tiến hành tập hợp tài liệu, lập hồ sơ đối với tài liệu hình thành trong quá trình chuẩn bị và phục vụ đại hội theo nhiệm vụ được phân công. Trong đó lưu ý: Thu thập đầy đủ các loại hình tài liệu, giao nộp đúng hạn (02 tháng kể từ ngày bế mạc đại hội), hồ sơ giao nộp phải được thống kê đầy đủ, lập danh mục để bàn giao.  Về quản lý và sử dụng con dấu.  Việc quản lý, sử dụng con dấu đóng lên văn bản của đại hội, các tiểu ban tham gia chuẩn bị và phục vụ đại hội phải chặt chẽ, đúng quy định. Lưu ý: Các văn bản tại đại hội đều phải xác nhận chữ ký của người thay mặt đại hội, đoàn chủ tịch, ban thẩm tra tư cách đại biểu ký văn bản; đóng dấu giáp lai đối với biên bản đại hội từ 02 trang trở lên.

Tóm lại, mọi hoạt động của đại hội, các tiểu ban, cơ quan tham gia chuẩn bị và phục vụ đại hội đều phải được văn bản hóa đầy đủ. Việc đăng ký, quản lý văn bản đi đến phải được tập trung ở bộ phận làm nhiệm vụ văn thư (của đại hội, các tiểu ban, cơ quan) theo đúng quy định, thực hiện chế độ bảo mật, quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ đầy đủ vào lưu trữ cơ quan...

Đối với  công tác lưu trữ phục vụ đại hội: Về phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình chuẩn bị và tổ chức đại hội, lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử chủ động, sẵn sàng đáp ứng kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ đại hội; giới thiệu danh mục tài liệu để các cơ quan, đơn vị tham gia chuẩn bị và phục vụ đại hội biết; kịp thời phục vụ khi nhận được yêu cầu khai thác. Lưu ý: Chủ yếu phục vụ tại phòng đọc, khi bàn giao tài liệu khai thác phải có biên bản bàn giao. Về tổ chức tiếp nhận hồ sơ đại hội. Lưu trữ cơ quan cần chủ động có kế hoạch tiếp nhận hồ sơ đại hội. Sau khi đại hội bế mạc, lưu trữ cơ quan hướng dẫn các tiểu ban, cơ quan tham gia chuẩn bị và phục vụ đại hội chuẩn bị hồ sơ để giao nộp; đồng thời, thống nhất thời gian, địa điểm tiếp nhận hồ sơ đại hội. Về chỉnh lý, hệ thống hóa hồ sơ đại hội. Toàn bộ hồ sơ đại hội được chỉnh lý (kiểm tra, chỉnh sửa...), hệ thống hóa theo phương án phân loại tài liệu theo Hướng dẫn số 12-HD/TU của Ban Thường vụ Tỉnh ủy. Trường hợp tài liệu đại hội chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh, lưu trữ cơ quan kiểm tra, thu thập đầy đủ tài liệu, tiến hành khôi phục hồ sơ theo đúng yêu cầu nghiệp vụ. Về bảo quản hồ sơ đại hội. Toàn bộ hồ sơ đại hội phải được bảo quản an toàn. Ngay từ khi được giao nhiệm vụ phục vụ đại hội, lưu trữ cơ quan cần tham mưu, chuẩn bị các điều kiện về kho tàng, giá tủ, cặp hộp... để tiếp nhận và bảo quản hồ sơ đại hội.

Để công tác văn thư, lưu trữ phục vụ đại hội đạt hiệu quả, văn phòng cấp ủy hoặc bộ phận làm công tác văn phòng cần tham mưu cho cấp ủy tổ chức phổ biến, quán triệt các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ phục vụ đại hội (sao gửi, tổ chức hội nghị, tập huấn...). Văn phòng cấp ủy và lưu trữ cơ quan trực tiếp chủ động, thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn các tiểu ban, cơ quan tham gia chuẩn bị đại hội về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.