Thực hiện Kế hoạch 02-KH/TU, Văn phòng Tỉnh uỷ đã tiến hành khảo sát toàn diện hoạt động lưu trữ và kho lưu trữ của 12 huyện uỷ, thị uỷ, thành uỷ trực thuộc: công tác chỉnh lý, thu hồi tài liệu, tình hình quản lý tài liệu, cơ sở vật chất, trang thiết bị… Ngày 03/10/2016, Tỉnh uỷ ra Thông báo số 337-TB/TU tiếp tục chỉ đạo công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu tại các huyện uỷ, thị uỷ, thành uỷ. Theo đó, giao cho Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Văn phòng Tỉnh uỷ và các sở ngành xem xét bố trí diện tích Kho lưu trữ Lịch sử của tỉnh. Thông báo yêu cầu Văn phòng Tỉnh uỷ tiếp tục chỉ đạo việc thu hồi, chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức đảng cấp huyện, đồng thời tránh để thất thoát tài liệu, sau này khó thu hồi và chỉnh lý.

Ảnh : Cán bộ Lưu trữ Huyện uỷ Thanh Miện sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ

Các huyện, thành uỷ, thị uỷ đã đầu tư kinh phí, phương tiện, nhân lực để chỉnh lý khối tài liệu trong kho, và thu thập bổ sung thêm tài liệu còn thiếu trong quá trình triển khai Kế hoạch. Theo số liệu thống kê đến năm 2020, cấp huyện đã chỉnh lý tổng số khoảng 90.000 hồ sơ/đơn vị bảo quản, quy ra hơn 600 mét giá tài liệu(nộp về tỉnh 60.000 hồ sơ/ĐVBQ). Trong đó, khoảng 30% khối lượng được hoàn thành từ sau khi có Kế hoạch 02. Thành phần tài liệu nộp lưu gồm toàn bộ các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của đảng bộ huyện, thành phố, thị xã: tài liệu đại hội, tài liệu của cấp uỷ ban hành, tài liệu các nơi gửi đến, tài liệu của các ban xây dựng đảng, các tổ chức chính trị - xã hội huyện... Hiện, đã có 10 trên 12 đơn vị vận chuyển, giao nộp tài liệu về Kho Lưu trữ của Tỉnh uỷ theo quy định. Hai đơn vị đang hoàn thiện và chuẩn bị giao nộp về tỉnh.

Tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị và hoàn thiện công cụ tra cứu nên khi chuyển về Kho lưu trữ lịch sử đã được đưa vào phục vụ khai thác hiệu quả.

Ảnh: Cán bộ Thành ủy Hải Dương bàn giao tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử Tỉnh ủy 

Nhìn chung, đến nay cả tỉnh đã hoàn thành phần lớn các nội dung công việc đã đề ra trong Kế hoạch 02, tuy tiến độ còn chậm so với dự kiến. Kế hoạch 02 của Tỉnh uỷ hoàn thành đảm bảo yêu cầu tập trung thống nhất quản lý tài liệu, tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Đảng theo Luật Lưu trữ, Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 6/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về Phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam; giúp cho công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử đi vào nề nếp; tạo nền tảng thuận lợi cho công tác số hoá tài liệu giấy sau này.