Ngày 11/11/2011, Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012. Luật Lưu trữ ban hành đã đánh dấu một bước phát triển mới về luật pháp lưu trữ Việt Nam, tạo khung pháp lý cao nhất về lưu trữ, tạo điều kiện cho công tác lưu trữ phát triển, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nhân dân, do nhân dân và vì nhân dân. Ngày 06/12/2014, Ban Bí thư Trung ương Đảng ban hành Quy định số 270 về phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam nhằm điều chỉnh một cách hệ thống tổ chức bộ máy và những vấn đề lớn trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị xã hội từ trung ương đến cơ sở, cho phù hợp với những quy định của Luật Lưu trữ. Luật Lưu trữ ra đời cách đây 10 năm, đã bộc lộ một số hạn chế, nên Bộ Nội vụ đang dự thảo đề xuất xây dựng dự án Luật Lưu trữ sửa đổi.

Ảnh: Phóng sự Kỷ niệm ngày Văn phòng cấp ủy 18/10/2020 tại kho Lưu trữ Tỉnh ủy

Công tác văn thư lưu trữ đảng và đoàn thể chính trị tỉnh Hải Dương từ khi có Luật Lưu trữ và Quy định 270 của Ban Bí thư đã đạt được một số kết quả quan trọng: Ban hành mới một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đảng như Quyết định số 05-QĐ/TU, ngày 04/12/2015 của Tỉnh ủy Hải Dương về ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Tỉnh ủy; Thông báo, Kế hoạch về công tác thu thập tài liệu lưu trữ cơ quan cấp uỷ huyện vào Lưu trữ lịch sử của Tỉnh uỷ; Quy định 32-QĐ/TU, ngày 03/12/2020 về gửi, nhận văn bản điện tử trên mạng thông tin diện rộng của Đảng và trên mạng Internet và các văn bản quy định, hướng dẫn về sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử...

Bên cạnh đó, công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ được thực hiện có nề nếp, chất lượng soạn thảo văn bản ngày càng được nâng lên. Hiện nay, bộ phận Văn thư đã lập các hồ sơ các hội nghị của Tỉnh ủy, Văn phòng Tỉnh ủy, hồ sơ văn bản đi, một số hồ sơ vấn đề, hồ sơ vụ việc. Các sở, ngành, đoàn thể tỉnh thực hiện tiếp nhận, xử lý các văn bản của cơ quan đảng gửi đến qua hệ thống thư điện tử công vụ trên mạng internet. 100% các văn phòng cấp uỷ thực hiện việc gửi nhận văn bản với Văn phòng Tỉnh uỷ trên mạng máy tính. Ngoài ra, các huyện và các tổ chức chính trị xã hội tỉnh đã đẩy nhanh tiến độ tập trung tài liệu vào kho lưu trữ cấp ủy, tăng cường đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ... Các huyện uỷ, thành ủy, thị uỷ đã bố trí tổng diện tích kho là 538 m² để lưu trữ tài liệu; trung bình 1 đơn vị có 44 m² kho chứa tài liệu. Các huyện đã quan tâm bố trí các trang thiết bị cho kho lưu trữ như giá, cặp, máy điều hòa nhiệt độ. Riêng Huyện uỷ Gia Lộc có hai phòng với diện tích 105m², 01 máy điều hoà, 01 máy hút bụi, 01 máy hút ẩm, 03 tủ, 12 giá, 01 bộ ôn kế, ẩm kế; Huyện uỷ Bình Giang, Ninh Giang, Chí Linh... đã quan tâm mua sắm thêm các thiết bị cho kho lưu trữ.

Đặc biệt, thay đổi quan trọng là vấn đề thực hiện quy định của Luật Lưu trữ về việc không tổ chức Lưu trữ lịch sử ở cấp huyện nên khối lượng lớn tài liệu có giá trị vĩnh viễn đã được tập trung về một nơi, đó là Kho Lưu trữ Lịch sử của Tỉnh ủy, qua đó tập trung được nguồn lực về con người và tài chính, cơ sở vật chất để quản lý, bảo vệ, phát huy giá trị tài liệu tốt hơn. Tính từ sau khi thực hiện Luật Lưu trữ đến nay, Kho Lưu trữ Lịch sử của Tỉnh ủy đã thu được hàng nghìn hồ sơ/ĐVBQ đối với các cơ quan, tổ chức đảng cấp tỉnh, hàng chục nghìn hồ sơ/ĐVBQ đối với cấp ủy huyện.

Có được những kết quả trên, trước hết, do sự quan tâm chỉ đạo của Thường vụ Tỉnh ủy, lãnh đạo các cấp ủy và trực tiếp là các đồng chí lãnh đạo văn phòng cấp ủy, các tổ chức chính trị - xã hội; do sự kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan quản lý lưu trữ đảng. Mặt khác, do tình thần trách nhiệm, sự cố gắng tận tụy của đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ.

Tuy nhiên, công tác văn thư lưu trữ còn một số hạn chế: chế độ lập hồ sơ công việc chưa triệt để, vẫn còn cán bộ, công chức chưa lập hồ sơ công việc thuộc chức trách, nhiệm vụ được giao. Một số ban xây dựng đảng, các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh vẫn chưa lập được hồ sơ để nộp lưu vào Kho lưu trữ Tỉnh ủy. Các huyện uỷ, thành uỷ, thị ủy nhiều nơi chưa lập được hồ sơ giai đoạn văn thư, chủ yếu hồ sơ được lập sau khi nộp lưu vào lưu trữ; công tác xét hủy tài liệu hết giá trị, giải mật tài liệu còn nhiều hạn chế. Thành phần tài liệu của các ban xây dựng đảng, các đảng ủy trực thuộc, các tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện nộp lưu về lưu trữ cơ quan huyện còn thiếu nhiều; việc quản lý tài liệu xã, phường, thị trấn chưa được quan tâm đúng mức. Một số cơ quan chưa thường xuyên gửi, nhận trao đổi văn bản trên mạng. Một số huyện chưa chuyển đổi dữ liệu quản lý văn bản ở văn thư sang cơ sở dữ liệu lưu trữ. Việc bố trí cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ gặp nhiều khó khăn, cán bộ phải kiêm nhiệm nhiều do việc kiện toàn, tinh giản bộ máy trong hệ thống chính trị. Năng lực, trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư, lưu trữ ở cấp huyện, các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh có nơi chưa đáp ứng được yêu cầu công việc.

Nguyên nhân là do, công tác văn thư, lưu trữ mặc dù đã được các cấp ủy đảng quan tâm hơn nhưng nhiều nơi vẫn còn chưa được chú trọng đúng mức; trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ còn hạn chế lại được bố trí làm nhiều việc khác nhau; việc thực hiện chế độ, chính sách cho cán bộ nhiều nơi còn chưa được quan tâm; phương pháp, lề lối làm việc của cán bộ văn phòng chậm đổi mới; Luật Lưu trữ và các văn bản quy định của Trung ương còn một số điểm chưa phù hợp với luật khác hoặc thực tiễn...

Ảnh: Công tác văn thư lưu trữ tại Huyện ủy Gia Lộc

Để tăng cường công tác văn thư lưu trữ các cơ quan tổ chức cần đề ra một số mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể như: Tỉnh ủy, Văn phòng Tỉnh ủy tiếp tục ban hành, sửa đổi một số văn bản phù hợp với Luật Lưu trữ, các quy định, hướng dẫn của Trung ương: Quy chế về công tác văn thư lưu trữ, Quy định về số hóa tài liệu; thực hiện lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ hàng năm, chỉ đạo các đơn vị, cá nhân thực hiện đúng trách nhiệm lập hồ sơ khi giải quyết công việc; Kho Lưu trữ Lịch sử của Tỉnh ủy định kỳ thu thập và chỉnh lý đầy đủ tài liệu của Tỉnh ủy, Văn phòng Tỉnh ủy, thu tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng tỉnh, thu tài liêu từ lưu trữ cơ quan cấp uỷ huyện vào Lưu trữ Lịch sử của Tỉnh uỷ; tiến hành giải mật, giảm mật tài liệu, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; tiếp tục cập nhật hoàn thiện, đưa vào khai thác, sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu văn kiện Đảng và Mục lục hồ sơ Phông lưu trữ Đảng. Hoàn thành việc số hóa tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử của Tỉnh ủy, chỉ đạo, hướng dẫn việc số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị xã hội trong tỉnh. Tăng cường công tác gửi, nhận văn bản gắn với giao dịch điện tử trên mạng một cách đồng bộ, liên thông, hướng tới thực hiện chính quyền điện tử gắn với chuyển đổi số trong các cơ quan Đảng,…

Lưu trữ cơ quan cấp ủy huyện thu thập và chỉnh lý tài liệu của huyện ủy và văn phòng huyện ủy, các cơ quan, tổ chức đảng cấp ủy huyện; nộp lưu tài liệu đã đến hạn vào Kho lưu trữ Lịch sử của Tỉnh uỷ. Giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng; các cơ quan, tổ chức bố trí kinh phí công tác văn thư lưu trữ trong dự toán kinh phí hàng năm. Cấp ủy huyện, xã cần bố trí kho lưu trữ riêng, kho lưu trữ có diện tích đáp ứng đủ yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị theo quy định đáp ứng yêu cầu bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ cho mục tiêu trước mắt và lâu dài..

Xuất phát từ thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Hải Dương, đề nghị Luật Lưu trữ cần có quy định cụ thể, rõ hơn về quản lý tài liệu xã, phường, thị trấn; có quy định thống nhất với Luật bảo vệ bí mật Nhà nước về thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước để thuận lợi cho công tác giải mật, giảm mật tài liệu của các cơ quan, tổ chức; có quy định rõ hơn về việc quản lý, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu điện tử; quy định về việc số hóa tài liệu... cho phù hợp với thực tiễn phát triển của xã hội hiện nay. Đồng thời, Trung ương cần có quy định về cụ thể về quản lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, lưu trữ, nhất là vấn đề lập hồ sơ điện tử. Đối với cấp ủy huyện, cần có quy định rõ việc văn bản hoá các hoạt động của cấp uỷ đặc biệt là việc ghi biên bản hội nghị cấp uỷ; có ý kiến chỉ đạo cụ thể về tổ chức bộ máy và biên chế lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, lưu trữ cơ quan cấp huyện theo tình hình mới; Trung ương cần sửa đổi, nâng định mức phụ cấp hiện vật cho cán bộ làm công tác lưu trữ do thời gian ban hành văn bản áp dụng đã lâu; có ý kiến chỉ đạo về việc quản lý khối tài liệu của các đảng ủy Quân sự, Công an tỉnh, huyện.