Ảnh minh họa

Theo đó, Ban Thường vụ Tỉnh ủy yêu cầu các cơ quan tham mưu giúp việc Tỉnh ủy, Báo Hải Dương, Trường Chính trị tỉnh, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh, các huyện ủy, thị ủy, thành ủy, đảng ủy trực thuộc Tỉnh ủy (gọi chung là các cơ quan, tổ chức) khẩn trương chỉ đạo thực hiện một số nội dung sau:

1. Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu (gọi chung là tài liệu) của các cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị -xã hội cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã (viết tắt là cơ quan, tổ chức) khi kết thúc hoạt động hoặc hợp nhất, sáp nhập phải quản lý chặt chẽ, không để xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát, thất lạc hoặc tiêu hủy trái phép.

Trong quá trình thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy các cơ quan, tổ chức phải thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ.

Trong quá trình giao nộp, tiếp nhận tài liệu, các cơ quan, tổ chức liên quan phải kiểm tra, đối chiếu, lập biên bản, bảo quản an toàn, giữ gìn bí mật, không làm xáo trộn tài liệu của cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức bảo đảm các nguồn lực cần thiết (tổ chức, nhân sự, kho, trang thiết bị, kinh phí…) cho việc giao nộp, tiếp nhận, quản lý tài liệu. Toàn bộ tài liệu phải được tập trung đủ, chỉnh lý và giao nộp vào Lưu trữ Lịch sử Đảng ở cấp tỉnh theo quy định. Cụ thể:

+ Đối với các cơ quan tham mưu giúp việc Tỉnh ủy, các đảng ủy trực thuộc Tỉnh ủy, Báo Hải Dương, Trường Chính trị tỉnh, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh phải tổ chức thu thập, chỉnh lý, số hóa, thống kê, tài liệu và giao nộp vào Lưu trữ Lịch sử Đảng bộ tỉnh trước khi sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh (trước ngày 31/8/2025).

+ Đối với huyện ủy, thị ủy, thành ủy chỉ đạo các cơ quan tham mưu giúp việc cấp ủy, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội huyện, các chi, đảng bộ trực thuộc tập trung sắp xếp, chỉnh lý và số hóa, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan cấp uỷ huyện. Trước khi kết thúc hoạt động đối với cấp uỷ huyện thì Lưu trữ cơ quan cấp ủy huyện thống kê chi tiết và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử Đảng bộ tỉnh. Đồng thời, chỉ đạo đảng ủy các xã, phường, thị trấn tập trung thu thập, sắp xếp, chỉnh lý, số hóa, thống kê, tài liệu của đảng ủy, chi bộ trực thuộc, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã, bàn giao, bảo quản tại đơn vị xã mới sau sáp nhập và giao nộp vào Kho Lưu trữ Lịch sử Đảng của cấp tỉnh mới sau sáp nhập.

2. Việc số hoá tài liệu thực hiện theo quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước về văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước, pháp luật khác có liên quan, Hướng dẫn số 40-HD/VPTW, ngày 07/11/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về số hoá tài liệu tại các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội và Công văn số 14204-CV/VPTW, ngày 09/4/2025 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc hướng dẫn một số nội dung về số hóa tài liệu khi sắp xếp đơn vị hành chính.

Ban Thường vụ Tỉnh ủy giao Văn phòng Tỉnh ủy triển khai thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ Lịch sử Đảng bộ tỉnh Hải Dương; phối hợp với Văn phòng Thành ủy Hải Phòng trong việc kiện toàn lưu trữ Lịch sử Đảng bộ tỉnh khi sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh; chủ trì theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc và báo cáo Ban Thường vụ Tỉnh ủy kết quả thực hiện các nội dung trên.